Rollen en reikwijdte
Voor de openbare marketingwebsite op sicket.app, treedt Sicket op als verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die via contactformulieren, nieuwsbriefinschrijvingen, sollicitaties, cookiekeuzes en analytics met toestemming worden verstrekt.
Voor klantgegevens die binnen Sicket worden verwerkt, treedt Sicket doorgaans op als verwerker namens de woningorganisatie die het platform gebruikt. De klant bepaalt waarom bewoners- en operationele gegevens worden verwerkt, welke gebruikers toegang krijgen en welke rechtsgrond van toepassing is. Sicket kan als verwerkingsverantwoordelijke optreden voor beperkte account-, beveiligings-, facturatie-, ondersteunings- en dienstverleningsgegevens.
Accountaanmaak en uw keuzes
Bij selfservice-onboarding van een organisatie, het accepteren van een uitnodiging en zelfstandig toetreden tot een gebouw moeten gebruikers kennisnemen van de actuele Privacyverklaring en instemmen met de actuele Gebruiksvoorwaarden. Sicket registreert de toepasselijke versie en het tijdstip van elke kennisname of instemming, zodat het account kan tonen welke juridische informatie van toepassing was.
De openbare Sicket-nieuwsbrief vereist een afzonderlijke opt-in en bevestiging via een link die naar het opgegeven e-mailadres wordt gestuurd. Deze staat los van operationele e-mails van klanten en communicatievoorkeuren in het product. Analytics voor de website en onboarding vereisen een afzonderlijke cookiekeuze en ingesloten Google Maps-inhoud wordt via een aparte voorkeur beheerd. Het weigeren van deze optionele keuzes verhindert niet dat een gebruiker kennisneemt van de Privacyverklaring of de Gebruiksvoorwaarden accepteert.
Welke gegevens worden verwerkt
- Contactformuliergegevens zoals naam, zakelijk e-mailadres, organisatienaam, aantal gebouwen en het bericht dat u verzendt.
- Gegevens voor de openbare nieuwsbrief, zoals het e-mailadres, de gekozen taal, toestemmingsversie en tijdstippen, bevestigingsstatus en afmeldstatus.
- Sollicitatiegegevens die via Tally worden ingediend, waaronder contactgegevens, antwoorden op het formulier en cv- of portfoliobestanden die je zelf uploadt.
- Cookievoorkeuren en geselecteerde website-, onboarding- en afrekengebeurtenissen wanneer toestemming voor analytics is gegeven.
- Account- en profielgegevens, authenticatie- en sessieregistraties, registraties van juridische instemming, meldingsvoorkeuren, organisatielidmaatschappen, gebouwtoewijzingen en toewijzingen van wooneenheden.
- Titels en omschrijvingen van meldingen, type, status, locatie, opmerkingen, interne notities, bijlagen, activiteitshistorie, leesstatus, incidentkoppelingen en AI-ondersteunde velden of uitvoer.
- Incidenten, aankondigingen, Nieuws & Updates, Kennisbankartikelen, Aannemerszaken, uitnodigingen, auditgeschiedenis en andere organisatieregistraties die via ingeschakelde functies zijn aangemaakt, inclusief bewaarde historische gegevens.
- Abonnements-, factuur-, belastingstatus- en Stripe-referentiegegevens die nodig zijn voor facturatiebeheer. Sicket ontvangt of bewaart niet de volledige betaalkaartgegevens die op door Stripe gehoste pagina's worden ingevoerd.
Zichtbaarheid van meldingen en anoniem indienen
- Persoonlijke meldingen worden niet aan andere huurders getoond. Ze zijn beschikbaar voor de maker en bevoegde organisatiemedewerkers binnen het toepasselijke bereik.
- Gebouwmeldingen zijn zichtbaar voor huurders in hetzelfde gebouw en kunnen tijdens het aanmaken van een melding als suggestie voor vergelijkbare meldingen worden getoond.
- Anoniem indienen is alleen beschikbaar voor gebouwmeldingen. De naam en wooneenheid van de maker worden verborgen in weergaven voor huurders en opmerkingen van de oorspronkelijke maker worden voor andere huurders afgeschermd.
- Bevoegde organisatiebeheerders en toegewezen verhuurders kunnen nog steeds de identiteit van de melder zien die nodig is om een anonieme gebouwmelding te behandelen. Observers krijgen deze verborgen identiteit niet te zien.
- Gegevens van anonieme meldingen blijven beschikbaar voor de interne systemen en bevoegde platformbeheerders die nodig zijn om de dienst te leveren, beveiligen en ondersteunen.
Plaats geen identificerende of onnodige gevoelige informatie in de titel of omschrijving van een gebouwmelding. Anoniem indienen schermt account- en woningvelden af, maar kan geen persoonsgegevens verwijderen die een gebruiker zelf in de inhoud van de melding schrijft. Lees de gids over zichtbaarheid van meldingen voor praktische voorbeelden.
Sollicitaties
Sicket gebruikt Tally om sollicitaties en geüploade cv's te verzamelen. We gebruiken deze informatie om te beoordelen of iemand bij een huidige of toekomstige functie past. Het indienen van een sollicitatie leidt niet tot een geautomatiseerde wervingsbeslissing.
Neem alleen informatie op die relevant is voor je sollicitatie en vermijd onnodige gevoelige of bijzondere persoonsgegevens. We bewaren sollicitaties alleen zolang dat redelijkerwijs nodig is voor beoordeling, relevante toekomstige mogelijkheden, wettelijke verplichtingen of geschilafhandeling. Neem contact op via hello@sicket.app om verwijdering te verzoeken.
Optionele website- en onboardinganalytics
Met toestemming gebruikt Sicket PostHog op de openbare website en in de selfservice-onboarding en het afrekenproces. We meten gebeurtenissen zoals pagina- of onboardingstapweergaven, het gekozen pakket en de valuta, doorverwijzingen naar en uitkomsten van het afrekenen, voltooide configuratie, verwijzende domeinen en campagnegegevens op hoofdlijnen. Onze aangepaste gebeurtenissen bewaren niet de verwijzende pagina of een volledige browse-URL.
Aangepaste analyticsgebeurtenissen sluiten namen, e-mailadressen, telefoonnummers, postadressen, wachtwoorden, belastingidentificaties, betaalkaartgegevens, organisatie- of gebouwnamen, vrije tekst uit formulieren, verificatietokens en onboarding- of Stripe-sessie-identificaties uit.
Sicket gebruikt in deze flows geen PostHog-sessieopnamen, automatische klik- of formulierregistratie, automatische foutregistratie of geïdentificeerde persoonsprofielen. Je kunt analytics weigeren of je keuze later wijzigen via Cookievoorkeuren.
Formulierbeveiliging en optionele Google-diensten
Waar ingeschakeld beschermt Cloudflare Turnstile openbare formulieren en aanmeldingen met browser- en verbindingssignalen. Deze beveiligingscontrole staat los van optionele analytics. Google-login start als je daarvoor kiest en ingesloten Google Maps laadt pas nadat je kaartinhoud in het dashboard toestaat. De leveranciers en hun privacyverklaringen staan op de Subverwerkers pagina.
AI-ondersteunde functies
Huidige optionele dashboardfuncties omvatten beoordeling van categorie en prioriteit van meldingen, het ophalen van vergelijkbare communitymeldingen, zelfservice-antwoorden, het ophalen van Kennisbankinformatie en detectie van terugkerende patronen. Backendondersteuning voor het verwerken van conceptantwoorden kan om compatibiliteitsredenen blijven bestaan, maar conceptantwoorden worden niet als huidige dashboardfunctie aangeboden. Bevoegde medewerkers kunnen een beoordeelde prioriteit aanpassen, terwijl de categorie automatisch beheerd blijft en opnieuw kan worden beoordeeld wanneer de belangrijkste meldingsgegevens veranderen.
Waar OpenAI-verwerking is ingeschakeld, stuurt Sicket via de OpenAI API een geminimaliseerde en opgeschoonde selectie van relevante inhoud en metadata. De integratie verzoekt dat antwoordinhoud niet als applicatiestatus wordt opgeslagen. Inhoud waarin gevoelige gegevens zijn gedetecteerd kan worden overgeslagen en verwijderde, ingetrokken, gearchiveerde of geredigeerde registraties worden uitgesloten wanneer de functie dit vereist.
OpenAI verklaart dat API-gegevens standaard niet worden gebruikt om modellen te trainen, tenzij de klant daar uitdrukkelijk voor kiest. Onder de standaard API-instellingen van OpenAI kunnen logs voor misbruikmonitoring maximaal 30 dagen worden bewaard, tenzij goedgekeurde bewaarinstellingen of een wettelijke verplichting die periode wijzigen.
Dienstverleners en internationale doorgiften
Sicket gebruikt dienstverleners voor infrastructuur, e-mailbezorging, facturatie, analytics, sollicitaties, monitoring en optionele AI-functies. De actuele lijst en verwerkingsinformatie staan op de pagina Subverwerkers . Afhankelijk van de dienstverlener en de gebruikte functie kan verwerking plaatsvinden in landen buiten de Europese Economische Ruimte, met de toepasselijke contractuele of organisatorische waarborgen.
Beveiliging en toegangscontroles
- Autorisatie per rol en gebouw beperkt de toegang tot de relevante organisatie, gebouwen en registraties.
- Toegang tot productie is beperkt tot bevoegd personeel en operationele noodzaak.
- Gesprekken bij persoonlijke meldingen, interne notities, de inhoud van bijlagen en anonieme identiteiten hebben aanvullende weergavebeperkingen.
- Sessies, audits, redactie en levenscyclusinstellingen ondersteunen onderzoek en privacyprocessen.
Lees de Beveiligingsoverzicht voor de actuele openbare beschrijving van deze maatregelen.
Bewaring, accountverwijdering en privacyrechten
Sicket gebruikt automatische bewaartermijnen voor verlopen sessies, uitnodigingen, toetredingstokens en onvoltooide onboardingregistraties. De bewaring van klantinhoud kan afhangen van organisatie-instellingen, het klantcontract, wettelijke verplichtingen, beveiligingsbehoeften en geschilafhandeling.
Een nieuwsbriefinschrijving blijft actief totdat deze wordt afgemeld. Na afmelding kan Sicket een beperkte registratie van toestemming en onderdrukking bewaren wanneer dat nodig is om de afmelding te respecteren, de toestemmingsgeschiedenis aan te tonen, ongewenste bezorging te voorkomen of aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Elke marketingnieuwsbrief kan verwijzen naar de openbare afmeldpagina.
Het product ondersteunt workflows voor export en verwijdering van persoonsgegevens. Gebruikers die daarvoor in aanmerking komen kunnen accountverwijdering plannen en die tijdens de getoonde wachttijd annuleren; voor accounttypen met operationele eigenaarsverantwoordelijkheden kan eerst ondersteuning of overdracht aan een beheerder nodig zijn. Verwijdering deactiveert toegang en vervangt of verwijdert directe accountidentificatoren. Noodzakelijke operationele of auditregistraties kunnen in geanonimiseerde of beperkte vorm behouden blijven wanneer bewaring gerechtvaardigd is.
Contact support@sicket.app voor verzoeken om inzage, correctie, export, beperking, verwijdering of bezwaar. Sicket en de betreffende woningorganisatie behandelen het verzoek volgens hun respectieve rollen.
E-mailcommunicatie
De E-mailcommunicatie page explains operational email categories, in-product preference controls, newsletters and resident updates, and the separate opt-ins for in-product updates and the public Sicket newsletter.