Wat organisatiebeheerders in Sicket kunnen doen

De organisatiebeheerder is verantwoordelijk voor het instellen en besturen van een Sicket-organisatie. De rol combineert portefeuillebrede operationele toegang met pakket-, facturatie-, gebruikers- en organisatie-instellingen.

Deze rol past bij een eigenaar, interne beheerder of centraal woningteam dat het volledige organisatieoverzicht nodig heeft. Dagelijks werk per gebouw kan alsnog aan verhuurders worden gedelegeerd zonder hen toegang tot facturatie of andere gebouwen te geven.

Organisatiesetup en pakketbeheer

Organisatiebeheerders maken de organisatie aan, kiezen of wijzigen het pakket en beheren facturatie via Sicket en waar van toepassing het Stripe-klantenportaal. Zij kunnen de huidige limieten voor gebouwen, beheerde woningen, verhuurders, observers, bijlageopslag en Kennisbankartikelen controleren.

Woningcapaciteit geldt voor de hele organisatie. Een beheerde leegstaande woning telt mee, terwijl extra bewoners van dezelfde woning geen extra woningcapaciteit gebruiken. Kennisbankartikelen horen bij een gebouw, maar de limiet wordt ook organisatiebreed gedeeld; een kopie in een ander gebouw telt als een extra artikel.

Zij beheren ook organisatie-instellingen, ondersteunde beveiligingsopties, beschikbaarheid van AI-functies en andere configuratie die niet bij gebouwmedewerkers hoort.

Gebouwen, wooneenheden en bereik

Een beheerder kan gebouwen aanmaken en adres, weergavenaam, accentthema, contactgegevens, wooneenheden en beschikbaarheid onderhouden. Gebouwen vormen het belangrijkste bereik voor meldingen, bewoners, verhuurders, communicatie, incidenten, kennis en analytics.

Wooneenheden kunnen afzonderlijk worden toegevoegd, vanuit een optionele nummerreeks worden gegenereerd of uit een gecontroleerd CSV-bestand worden geïmporteerd. Daardoor hoeft een groot gebouw niet woning voor woning handmatig te worden ingevoerd.

Bij een portefeuille met meerdere gebouwen is de bereikselector belangrijk. Een beheerder kan alle gebouwen bekijken of eerst een gebouw kiezen voordat een wijziging wordt gedaan.

Mensen uitnodigen en toegang toewijzen

Organisatiebeheerders kunnen:

• huurders individueel of in bulk uitnodigen;
• een gebouw-QR-code voor zelf aanmelden inschakelen en delen;
• geverifieerde woningtoewijzings- en QR-aanvragen goedkeuren of afwijzen;
• verhuurders uitnodigen en beheerde gebouwen toewijzen;
• andere organisatiemedewerkers uitnodigen waar ondersteund;
• observers uitnodigen en een of meerdere gebouwen voor alleen-lezen toezicht toewijzen;
• personen, toewijzingen, accountstatus en verhuizingen beoordelen.

Toewijzingen kunnen later veranderen. Verhuurders voeren operationeel werk uit; observers hebben privacybeperkte alleen-lezen toegang.

Een individuele uitnodiging kan een door medewerkers geselecteerde woning bevatten. Accepteert de bewoner die ongewijzigd, dan ontstaat geen afzonderlijk goedkeuringsverzoek voor de woning. Een door de bewoner ingevoerde woning, een gewijzigde vooraf geselecteerde woning, een bulkuitnodiging met alleen e-mail en QR-aanmelding vereisen goedkeuring na de toepasselijke e-mailverificatie.

Portefeuillebrede werkprocessen

Beheerders gebruiken dezelfde operationele hulpmiddelen als bevoegde medewerkers, waaronder meldingen, vervolgstappen, interne notities, incidenten, aankondigingen, Nieuws & Updates, banners, Kennisbankartikelen, aannemerszaken en analytics. Meldingen zijn beschikbaar in compacte, lijst- en desktopbordweergaven met filters en opvolgmarkeringen; dashboardstatistieken verwijzen naar de relevante registraties.

Alleen de maker van een melding kan feedback over de oplossing indienen. Bevoegde beheerders kunnen feedback over meldingen binnen hun bereik bekijken om terugkerende service- of communicatieproblemen te herkennen.

Zij kunnen ook terugkerende patronen beoordelen en kiezen hoe bewonerscommunicatie wordt afgehandeld. Patroondetectie publiceert niet automatisch een incident en informeert bewoners niet automatisch.

Verantwoord omgaan met brede toegang

Organisatiebeheerders horen:

1. Gebruikers alleen aan noodzakelijke gebouwen toe te wijzen.
2. QR-aanvragen te controleren voordat huurders toegang krijgen.
3. Geen onnodige persoonsgegevens in labels van wooneenheden te plaatsen.
4. Huurderreacties en interne notities gescheiden te houden.
5. Pakketlimieten te controleren voordat gebruikers of Kennisbankinhoud worden toegevoegd.
6. Facturatie en organisatie-instellingen bij de verantwoordelijke personen te houden.

De documentatie voor organisatiebeheerders bevat de actuele stappen. Lees daarnaast over de verhuurdersrol, huurderstoegang en setup van het eerste gebouw.